Lekker bezig! Voor de zomer een mooie vacature geschreven. Vlak voor de vakanties nog goede kandidaten gesproken. De beste uitgezocht en een aanbieding gedaan. Deze kandidaat is ook blij en ze staat te popelen om bij jou aan de slag te gaan. Dus alles in kannen en kruiken. Iedereen blij, niks meer aan doen.

Dan is het vrijdagmiddag 31 januari.

“Wanneer begint de nieuwe collega ook alweer?”

• Oja dat is waar ook. Euhm, dat is toch niet komende maandag al? Oja dan is het al februari!

“Ja, wel dus! Shit. Ik ben niet eens op kantoor. Kun jij hem anders even opvangen en wat dingen laten zien? Ik bestel een laptop en dan kan onze IT-boer effe wat accounts aanmaken. Dan kan hij hopelijk eind van de week zelf aan het werk oké?”

• Euh ja ik ben maandag ook wel druk maar dan moet hij maar meekijken. En totdat die laptop er is kan hij wel wat dingen inlezen. Hebben we ergens een geprint personeelshandboek ofzo?

Deze kandidaat zal zich misschien prima redden. Mooi inkijkje in de hectiek en dagelijkse gang van zaken binnen je bedrijf.

Het kan ook zijn dat zij teveel in het diepe is gegooid. Zonder zwemles. Van de hoge duikplank. En vertelt zij thuis, na de eerste dag? Ik ben goed opgevangen, zachte landing , warm welkom en goed inwerkplan? Of was het ongemakkelijk, saai en kan het beter? Ze zal niet de eerste zijn die in haar proeftijd nog opzegt. Kun je weer helemaal opnieuw beginnen.

Onboarding is meer dan even uitleggen hoe iemand inlogt in jullie gave systeem en waar de wc is. Het is meer dan alleen inwerken. Veel meer. Het is een must om iemand jouw bedrijf echt te leren kennen. Dat doe je niet door een paar dagen naast iemand te zitten die op een computer werkt. Of zelfstandig het intranet door te nemen.

Het is de perfecte kans om iemand het hele bedrijf én de omgeving te laten ontdekken. De agenda zit nog niet propvol. Plan alvast wat afspraken voor haar in. Juist met collega’s van afdelingen waar zij niet zelf komt te werken. Laat haar meegaan, op pad met iemand die naar een mooie klant gaat. Of een leverancier. Liefst allebei. Mooi toch, als iemand weet waar het hele bedrijf voor staat en wat voor mooi werk jullie doen? Dan kan iemand ook echt, vanuit elke functie, jouw bedrijf vertegenwoordigen. En weet je nieuwe medewerker waarom hij haar werk zo goed moet doen. Voor haar collega’s en jullie klanten.

Het begint trouwens al op het moment dat iemand haar handtekening zet. De preboarding heet dat. Je regelt uiteraard de basis zoals een werkplek, laptop en telefoon ruim op tijd. Maar het is ook leuk als het team al even kennismaakt of een week voor de start een persoonlijk bericht stuurt. Of een kaartje op de post, dat is pas attent. Dan voelt iemand zich welkom, gewenst. Dan krijg je zin om aan de slag te gaan. Ook met je preboarding leg je al de basis voor een lange en succesvolle samenwerking. Preboarding, vaak onderschat of zelfs onbekend. Juist daardoor heel erg onderscheidend.